Salut Lien et Iris ! Nous commencerons cet entretien avec STAFFA.
Lien : « STAFFA s’inscrivait dans l’ambition numérique d’héberger le parcours client sur un seul portail. Des entretiens ont révélé que nos clients partageaient différents besoins : envoi de demandes en ligne, signature électronique de contrats commerciaux et suivi de la planification en temps réel. Des clients plus grands, que l’on appelle « large accounts », exigent en particulier une circulation plus rapide des informations. Ce dernier groupe cible compte bon nombre de clients d’Express Medical, essentiellement des établissements de soins de santé, où de nombreuses personnes sont mises au travail dans un court laps de temps. C’est avec ces besoins à l’esprit que nous avons construit notre portail clients à partir d’une page blanche, tout en faisant de la facilité d’utilisation notre priorité absolue. Pour ce faire, nous avons uni nos forces avec Providit, un partenaire IT qui fait partie du groupe Cronos et avec lequel nous avons déjà collaboré avec succès par le passé. Aujourd’hui, toutes les marques RGF Staffing utilise la plate-forme. »
Lien : « STAFFA a été choisi après plusieurs séances de brainstorming au siège. C’est un clin d’œil à la fois à notre cœur d’activité, le « staffing », et à notre société mère RGF Staffing. Dans le logo, la lettre A a été remplacé par l’idéogramme japonais « hito », qui signifie personne, être humain. Une référence à notre approche centrée sur l’humain. Ainsi, le nom STAFFA réunit parfaitement toutes les pièces du puzzle. »
Lien : « Nous avons commencé en février 2022, avec un premier module permettant de signer des contrats commerciaux en ligne. Concrètement, nous avons réuni tous les contrats sur la plate-forme, où les clients pouvaient ensuite les consulter et les signer très simplement en ligne. Des rappels pratiques les informaient de ce qu’ils avaient à faire. Quelques mois plus tard, nous activions une deuxième fonctionnalité, à savoir le module de planification. Ce dernier est davantage axé sur les grandes entreprises et les clients Express Medical. Cet ajout nous permet d’inscrire nos travailleurs intérimaires encore plus efficacement. Lorsqu’un client demande un renfort via STAFFA, la demande nous parvient directement par le biais de nos systèmes internes et nous nous mettons immédiatement à la recherche du professionnel de la santé approprié. Dès que nous trouvons la correspondance parfaite, nous mettons la planification à jour. Cette adaptation est visible instantanément. Grâce au portail clients, nous pouvons réagir rapidement, placer de grands groupes de travailleurs intérimaires et gagner un temps considérable. Des points essentiels dans le secteur des soins de santé ! »
Lien : « C’est exact. Début de cette année, nous avons décidé de déployer également un module de traitement du temps de travail. Nous élaborons en effet les contrats pour nos travailleurs intérimaires et prévoyons un nombre d’heures de travail donné. Via ce nouveau module, les clients pourront confirmer le nombre d’heures effectivement prestées en un tournemain. Tout s’est passé comme prévu ? Le travailleur intérimaire a-t-il eu un jour de maladie ? A-t-il fait des heures supplémentaires ? Les clients le signalent en quelques clics via ce module. Cette fonctionnalité se déploie progressivement en ce moment même. »
Lien : « Le premier gros avantage est évidemment la centralisation. Des demandes à la planification, en passant par les formalités administratives : tout passe par un portail numérique unique. Une innovation efficace, qui permet à nos clients d’obtenir un aperçu clair d’un seul coup d’œil et de gagner énormément de temps. De plus, ils peuvent également revenir en arrière et y trouver instantanément l’ensemble de leur historique avec Express Medical »
“« L’expérience utilisateur est essentielle à nos yeux. Nous voulons donc rendre STAFFA aussi transparent et aisé à utiliser que possible pour nos clients. La convivialité est vraiment une priorité. » - Lien Declercq, Assistent Unit Manager Mid Office
Lien : « Les réactions sont très positives ! Les clients sont guidés lors de leur première utilisation afin qu’ils puissent apprendre à connaître la plate-forme. Nous constatons déjà que nos modules sont très intuitifs : nous recevons en effet peu de questions à cet égard. De toute façon, nous organisons, lors du déploiement de chaque nouveau module, une phase pilote avec quelques clients. Nous restons en contact étroit avec eux et nous écoutons attentivement leurs expériences. Mais nous sondons également l’opinion de ses utilisateurs à d’autres moments. Trouvent-ils facilement leur chemin ? Quels sont les aspects les plus importants à leurs yeux ? Nous pouvons ainsi apporter des ajustements ciblés, tant en matière de fonctionnalités que de convivialité. »
Lien : « À l’heure actuelle, STAFFA n’est disponible que sur les ordinateurs de bureau. Toutefois, nous remarquons que bon nombre de nos clients sont régulièrement sur la route. Ils veulent pouvoir consulter l’administration et la planification en tout temps et partout via l’outil. C’est pourquoi nous répondons délibérément à ce besoin. Nous lancerons bientôt une version mobile de la plate-forme numérique. Nous continuerons, à l’avenir, à améliorer nos modules existants et à élaborer de nouvelles fonctionnalités. Nous développerons ainsi une section Rapports pour les clients qui le demandent. Le but ? Leur permettre par exemple de consulter via STAFFA un rapport d’activité trimestriel, reprenant des chiffres pertinents sur l’emploi de leurs travailleurs intérimaires. Nous nous concentrons toutefois pour l’instant sur le coup d’envoi du module de traitement du temps de travail, afin que tout le monde puisse l’utiliser facilement. »
Iris : « Lien a déjà expliqué que STAFFA hébergeait l’ensemble du parcours client sous un portail numérique. Avec My Express Medical, notre ambition était similaire : proposer l’ensemble du parcours des candidats sur une seule plate-forme conviviale disponible 24 heures sur 24, sept jours sur sept. Ils peuvent y transmettre leurs (in)disponibilités et y accepter ou refuser de nouvelles propositions d’emploi. Le module de planification leur permettra d’obtenir un aperçu clair de leurs missions planifiées, des informations supplémentaires sur le service dans lequel ils travailleront et un itinéraire pratique dans Google Maps. Les travailleurs intérimaires ont en outre accès en tout temps à leurs documents. Vous demandez votre C4 aujourd’hui ? Il est prêt sur My Express Medical demain. Le délai de réaction des deux côtés est dès lors fortement raccourci. Un sacré avantage pour notre position numérique sur un marché concurrentiel est en évolution rapide ! »
Iris : « Nous avons constitué une équipe dédiée de représentants de nos départements business et IT. Le premier groupe, dont je faisais partie, a défini les besoins de travailleurs intérimaires. Ensuite, nos spécialistes de l’IT traduisent ces objectifs en un portail convivial. Nous opérons en étroite collaboration et nous réunissons toujours deux fois par semaine. Cette véritable synergie nous a permis d’avancer rapidement et d’enregistrer de bons résultats. De plus, nous nous sommes fait assister par des experts en UX d’Uflow qui ont veillé à la convivialité du portail. Nous avons commencé la phase pilote en janvier 2023. Un nombre limité de collaborateurs intérimaires a eu accès à la plate-forme. Nous avons ensuite intégré leur feed-back et organisé le lancement national de My Express Medical en avril 2023. »
Iris : « Au départ, les intérimaires pouvaient y retrouver et télécharger leur versement, leurs fiches de salaires et leurs documents sociaux, comme les C4, attestations de vacances et autres fiches fiscales 280.10. Depuis lors, nous y avons ajouté plusieurs options. Ils peuvent ainsi indiquer leurs disponibilités eux-mêmes de manière à ce que nous puissions leur proposer des demandes ciblées. Lors de chaque nouvelle mission, ils reçoivent un message et peuvent l’accepter ou la refuser d’un seul clic. Plusieurs possibilités leur sont offertes ? Il leur suffit de filtrer la liste des propositions d’emploi. Ils peuvent également consulter, signer et télécharger des contrats via My Express Medical. Le portail reprend toujours un aperçu complet de la planification, y compris des informations pertinentes sur les missions : dates, adresse de travail, heure de début et de fin… Enfin, ils peuvent modifier en toute simplicité leurs données personnelles, comme leur adresse ou leur numéro de compte bancaire. Nous proposons à la fois une version bureau et une application mobile. »
Iris : « Les travailleurs intérimaires peuvent retrouver aisément et télécharger toutes les informations nécessaires sur leur emploi, via une seule plate-forme. De la planification aux nouvelles propositions d’emploi : l’aperçu n’est jamais très loin. Nous regroupons les questions les plus fréquentes sur la page FAQ. « Vais-je recevoir une prime de fin d’année, ai-je droit à des titres repas, quand vais-je recevoir mes écochèques… ? » Chaque fois que c’est nécessaire, nous y ajoutons des liens pertinents. Nous renvoyons par exemple les étudiants vers Student@work, où ils peuvent vérifier le nombre d’heures qu’ils peuvent encore prester comme étudiants jobistes. Les clients profitent indirectement de la plate-forme pour les candidats. Nous remarquons que la numérisation des processus administratifs permet en outre à nos consultants de gagner beaucoup de temps pour nos consultants. Tout comme pour STAFFA, l’efficacité est le maître mot. »
« My Express Medical libère du temps dans les agendas des consultants, qu’ils utilisent de manière optimale : multiplier les contacts personnels avec les clients, pourvoir plus rapidement au poste vacant, participer aux réflexions sur des questions RH complexes… » – Iris De Decker, Business Process Manager
Iris : « Aujourd’hui, 96,27 % de nos intérimaires qui travaillent utilisent activement My Express Medical. Les réactions par rapport au portail sont très positives ! Les candidats apprécient surtout sa convivialité et son design. »
Iris : « Dans un avenir proche, les candidats pourront signer encore plus de documents via le portail, pensez notamment aux fiches de postes de travail. Et naturellement, nous restons très à l’écoute du feed-back des intérimaires. Ils nous transmettent des points d’amélioration ? Nous analysons avec l’équipe dédiée comment nous pouvons les satisfaire. De plus, nous voulons également étendre la plate-forme à l’avenir aux demandeurs d’emploi. »